Actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3 până în 2026. Ghid complet pentru firme și PFA-uri
Începând cu anul 2025, clasificarea activităților economice utilizată în România a fost actualizată prin introducerea CAEN Rev. 3, noua versiune a Clasificării Activităților din Economia Națională. Modificarea are impact asupra tuturor operatorilor economici care desfășoară activități în baza codurilor CAEN, indiferent dacă este vorba despre societăți comerciale, PFA-uri, întreprinderi individuale sau întreprinderi familiale.
Dacă firma dumneavoastră a fost înființată înainte de aplicarea noii clasificări, este important să verificați dacă trebuie să actualizați codurile CAEN și să efectuați demersurile necesare înainte de expirarea termenului legal.
În acest articol explicăm cine are obligația actualizării, care este termenul-limită, cum se desfășoară procedura și de ce este recomandată asistența unui avocat.
Ce este CAEN Rev. 3?
CAEN (Clasificarea Activităților din Economia Națională) reprezintă sistemul oficial prin care sunt identificate activitățile economice desfășurate de persoanele juridice și de alte forme de organizare.
Noua clasificare CAEN Rev. 3 a fost adoptată pentru a reflecta evoluția economiei și pentru armonizarea legislației române cu clasificarea statistică utilizată la nivelul Uniunii Europene.
Față de vechea clasificare (CAEN Rev. 2), noua versiune introduce numeroase modificări:
- apar coduri CAEN noi;
- anumite coduri au fost eliminate;
- unele activități au fost împărțite în mai multe coduri distincte;
- alte activități au fost reunite într-un singur cod;
- denumirile unor activități economice au fost actualizate pentru a reflecta realitățile economice actuale.
Din acest motiv, în multe situații nu există o corespondență perfectă între vechiul și noul cod CAEN, fiind necesară o analiză atentă a activității efectiv desfășurate.
Cine trebuie să actualizeze codurile CAEN?
Obligația actualizării revine operatorilor economici înregistrați anterior introducerii CAEN Rev. 3, printre care:
- societăți cu răspundere limitată (SRL);
- societăți pe acțiuni (SA);
- societăți în nume colectiv (SNC);
- societăți în comandită;
- persoane fizice autorizate (PFA);
- întreprinderi individuale (II);
- întreprinderi familiale (IF);
- alte persoane înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului.
În schimb, entitățile înființate după intrarea în vigoare a noii clasificări sunt, de regulă, înregistrate direct cu codurile CAEN Rev. 3.
Care este termenul-limită?
Perioada de tranziție stabilită de autorități permite utilizarea temporară a codurilor din vechea clasificare.
Actualizarea trebuie efectuată până la data de 25 septembrie 2026.
Este recomandabil ca procedura să nu fie amânată până în apropierea termenului-limită, întrucât este posibil ca volumul mare de solicitări depuse la Registrul Comerțului să conducă la întârzieri în soluționare.
De ce este importantă actualizarea?
Mulți antreprenori consideră că schimbarea codurilor CAEN reprezintă doar o formalitate. În realitate, aceste coduri sunt utilizate în numeroase proceduri administrative și comerciale.
Codurile CAEN apar în:
- certificatul de înregistrare;
- certificatul constatator;
- relația cu ANAF;
- documentația pentru accesarea fondurilor europene;
- procedurile de achiziții publice;
- contractele cu instituțiile bancare;
- autorizațiile de funcționare;
- raportările către instituțiile statului.
Un cod CAEN neactualizat poate genera dificultăți în desfășurarea unor operațiuni sau poate impune efectuarea actualizării înainte de finalizarea altor proceduri.
Cum se actualizează codurile CAEN?
Procedura diferă în funcție de situația fiecărei firme.
În esență, aceasta presupune:
- identificarea corespondentului dintre codurile CAEN Rev. 2 și cele din Rev. 3;
- verificarea activității efectiv desfășurate;
- pregătirea documentelor necesare;
- depunerea cererii la Registrul Comerțului;
- emiterea noilor documente de către Registrul Comerțului.
În anumite cazuri, simpla conversie a codurilor este suficientă.
În alte situații, este necesară și modificarea obiectului de activitate sau chiar reorganizarea acestuia, dacă activitățile desfășurate nu mai corespund noii clasificări.
Este necesară modificarea actului constitutiv?
Depinde de fiecare situație.
Dacă se realizează exclusiv actualizarea codurilor potrivit corespondenței stabilite prin CAEN Rev. 3, fără modificarea efectivă a obiectului de activitate, procedura este una simplificată.
Dacă însă societatea dorește:
- să adauge activități noi;
- să elimine activități;
- să modifice obiectul principal de activitate;
- să reorganizeze obiectul de activitate,
atunci pot fi necesare documente suplimentare și modificarea actului constitutiv.
Ce se întâmplă dacă nu actualizați codurile CAEN?
Deși legislația prevede o perioadă de tranziție, după expirarea acesteia pot apărea dificultăți în relația cu instituțiile publice și cu partenerii contractuali.
Printre problemele care pot apărea se numără:
- imposibilitatea obținerii unor certificate constatatoare actualizate;
- întârzieri în procedurile desfășurate la Registrul Comerțului;
- dificultăți la accesarea finanțărilor;
- probleme privind autorizarea unor activități economice;
- necesitatea efectuării actualizării înainte de alte modificări ale societății.
De ce este utilă consultanța unui avocat?
Deși procedura poate părea una administrativă, alegerea codului CAEN potrivit are implicații juridice și fiscale importante.
Un avocat poate analiza dacă activitatea desfășurată de societate este încadrată corect în noua clasificare și poate pregăti întreaga documentație necesară.
Serviciile juridice pot include:
- consultanță privind alegerea codurilor CAEN;
- verificarea corespondenței dintre Rev. 2 și Rev. 3;
- redactarea hotărârilor asociaților;
- redactarea actelor necesare;
- reprezentarea în fața Registrului Comerțului;
- asistență în cazul modificării obiectului de activitate.
Astfel sunt evitate erorile care pot conduce ulterior la respingerea cererii sau la necesitatea depunerii unor documente suplimentare.
Întrebări frecvente
Este obligatorie actualizarea codurilor CAEN?
Da. Operatorii economici înregistrați înainte de aplicarea CAEN Rev. 3 trebuie să își actualizeze codurile până la expirarea perioadei de tranziție.
PFA-urile trebuie să facă actualizarea?
Da. Obligația nu privește doar societățile comerciale, ci și PFA-urile, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale.
Dacă nu îmi schimb activitatea, mai trebuie să fac actualizarea?
Da. Chiar dacă activitatea desfășurată rămâne aceeași, codul CAEN aferent acesteia poate fi diferit în noua clasificare.
Se schimbă automat codurile?
Nu. Actualizarea trebuie solicitată prin procedura prevăzută de Registrul Comerțului.
Concluzie
Actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3 reprezintă o obligație legală pentru numeroși operatori economici din România. Deși procedura este, în multe cazuri, una simplificată, este recomandabil ca aceasta să fie realizată din timp și cu verificarea atentă a corespondenței dintre vechile și noile coduri.
Dacă aveți nevoie de asistență privind actualizarea codurilor CAEN, modificarea obiectului de activitate sau alte operațiuni la Registrul Comerțului, cabinetul nostru de avocat vă poate oferi consultanță juridică, redactarea documentației și reprezentare pe parcursul întregii proceduri.
Contactați-ne pentru o evaluare a situației societății dumneavoastră și pentru asistență juridică în actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3.